Competenze
Il registro di protocollo è un documento informatico prodotto e redatto secondo le modalità previste dalla vigente normativa. Esso fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso.
Il registro di protocollo del Comune di Martina Franca è unico e la sua numerazione, unica e progressiva si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.
Tutti i documenti del Comune di Martina Franca, dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, sono registrati nel protocollo informatico unico del Comune.
Il numero di protocollo individua un unico documento e ogni documento reca un solo numero di protocollo.
Le domande, comunicazioni e segnalazioni ricevute dall'Ente (a mezzo posta, fax, PEC, portali on-line, brevi manu allo sportello) sono acquisite al protocollo unico informatico dell'Ente a cura del personale dello Sportello polifunzionale – Protocollo.
I documenti e le comunicazioni a terzi prodotti dall'Ente sono registrati nel protocollo a cura di ciascun ufficio emittente e trasmessi ai destinatari a mezzo PEC, posta, notifica o consegna allo Sportello polifunzionale.
La corrispondenza cartacea viene avviata alla spedizione ogni mattina, previa adeguata affrancatura a cura dell'ufficio protocollo, attraverso il servizio postale universale. La trasmissione a mezzo PEC è contestuale alla registrazione nel protocollo.
